Klagesagen begynder med, at klageren fremsender ankenævnets klageformular sammen med de nødvendige bilag til Ankenævnet for Feriehusudlejning. Materialet fremsendes elektronisk. Ankenævnets sekretariat vil herefter undersøge, om sagen kan behandles ved ankenævnet. Hvis sekretariatet finder, at sagen er egnet til at blive behandlet ved ankenævnet, modtager klageren herefter underretning herom i form af en formel bekræftelse.
Til brug for sagens opstart skal klageren udfylde ankenævnets klageformular. Klageformularen svarer til stævningen ved almindelige civile sager ved domstolene. Klageformularen skal ledsages af følgende bilag:
- Relevant korrespondance. Eventuelle telefonsamtaler kan dokumenteres ved en udskrift fra det relevante telefonselskab.
- Lejekontrakt for den feriebolig klagen angår. Angår klagen flere ferieboliger, skal alle lejeaftaler medsendes.
- Husbeskrivelse, dvs. den beskrivelse du bestilte huset ud fra, fx annoncering eller skærmprint.
- Lejebetingelser. Lejes feriehuset gennem et bureau, er lejeaftalen omfattet af bureauets lejebetingelser. Disse skal vedlægges klageformularen.
- Andre dokumenter, fx billeder af manglerne.
- Kvittering for indbetaling af klagegebyret på 300 kr./40 Euro.
Når sagen er optaget til behandling ved Ankenævnet for Feriehusudlejning, vil sagsmaterialet blive fremsendt til indklagede (bureauet/udlejeren). Indklagede har nu mulighed for at fremkomme med bemærkninger til klagesagen – svarskrivelse – der skal være med til at afdække sagens genstand.
Svarskrivelsen vil blive fremsendt til klageren, således at klageren har mulighed for at fremkomme med supplerende bemærkninger – replik – til indklagedes svarskrivelse.
Replikken sendes herefter til indklagede, der kan fremkomme med afsluttende bemærkninger – duplik – til klagerens replik.
Ankenævnets sekretariat vurderer herefter, om sagen behøver yderligere oplysning. Er dette tilfældet, vil sekretariatet kontakte parterne herom. Er dette ikke tilfældet, vil sagen blive gjort klar til at blive behandlet ved næste ankenævnsmøde.
Ankenævnsmødet er det møde, hvor ankenævnets medlemmer træffer afgørelse i sagen. Afgørelsen træffes på baggrund af det materiale, som er fremskaffet under sekretariatets oplysning af sagen. Det er derfor vigtigt, at parterne har stor opmærksomhed på deres mulighed for at fremkomme med bemærkninger i den skriftlige procedure.
Ankenævnet for Feriehusudlejning mødes efterbehov. Dette har i praksis været 3-4 gange om året.
Når der er truffet afgørelse i sagen, forkyndes afgørelsen over for parterne. Der gives en frist på 30 dage fra forkyndelsen til opfyldelse af afgørelsen.
Bemærk, at der kan gå op til 30 dage fra ankenævnsmødet, førend afgørelsen forkyndes.
